3 Minuten Lesezeit 8 März 2021
Homeoffice

Mobiles Arbeiten – Arbeitsort der Zukunft?

Autoren
Bärbel Kuhlmann

Partner | Head of Employment Law | Rechtsanwältin | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland

Bärbel Kuhlmann ist Rechtsanwältin und leitet den Bereich Arbeitsrecht bei EY Law in Deutschland.

Johannes Jaeger, LL.M.

Senior Associate | Rechtsanwalt | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland

Johannes Jaeger ist Rechtsanwalt bei EY Law und im Bereich Arbeits- und Sozialrecht tätig.

3 Minuten Lesezeit 8 März 2021
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Die ersten Reiseveranstalter bieten inzwischen Hotelaufenthalte an sonnenverwöhnten Küsten an, die den Reisenden keinen Urlaub, sondern ein Arbeiten in entspannter Atmosphäre ermöglichen sollen.

Überblick
  • Die von Beherbergungsverboten und Nachfragerückgängen betroffenen Ferienunterkünfte selbst werben für Buchungen zum mobilen Arbeiten und verweisen auf das Vorhandensein von WLAN, Kaffeemaschinen und Ungestörtheit.
  • Der nachfolgende Beitrag soll einen ersten Überblick über die vielfältigen Gesichtspunkte mobiler Arbeit geben und den aktuellen Handlungsbedarf für Unternehmen aufzeigen.

Mobiles Arbeiten wird sich stärker etablieren und das Büro im herkömmlichen Sinne scheint in vielen Fällen ganz oder teilweise ausgedient zu haben. Arbeitgeber stehen mobiler Arbeit zunehmend offen gegenüber, insbesondere wurden während der Corona-Pandemie zahlreiche Vorbehalte gegenüber mobiler Arbeit abgebaut. Im Vordringen sind insbesondere hybride Modelle.

Wegfall von Fahrtzeiten und -kosten

Die Vorteile mobiler Arbeit liegen auf der Hand: Arbeitnehmer können Beruf und Familie besser vereinbaren, indem insbesondere Fahrtzeiten und -kosten zum Büroarbeitsplatz entfallen oder eine Kinderbetreuung im Rahmen der Mittagspause möglich wird. Für Arbeitgeber eröffnen sich dagegen neue Möglichkeiten bei der Personalgewinnung. Während qualifizierte Bewerber bisher maßgeblich im Umkreis des Bürostandortes gesucht werden mussten, sind Arbeitgeber mit mobiler Arbeit auch für Bewerber interessant, die weiter entfernt wohnen. Denn während ein tägliches Pendeln über längere Distanz für viele Bewerber nicht in Betracht kommt, besteht oftmals die Bereitschaft, diese Distanz an vereinzelten Tagen auf sich zu nehmen. Damit können Unternehmen durch die Einführung mobiler Arbeit auch etwaige Standortnachteile ausgleichen.

 Zudem müssen Arbeitgeber weniger Büroflächen vorhalten, wenn Arbeitnehmer aufgrund mobiler Arbeit seltener vor Ort im Büro sind. Gerade für Arbeitgeber mit Büros in zentraler Innenstadtlage und hohen Mietpreisen sind dabei erhebliche Kosteneinsparungen möglich. Insgesamt sind Arbeitgeber nicht selten überrascht, wie schnell die Einführung mobiler Arbeit und damit einhergehend die Reduzierung der Bürofläche zu finanziellen Einsparungen führt. Selbst unter Berücksichtigung potenzieller Zusatzkosten (z. B. für IT-Ausstattung, die Umgestaltung der Büroflächen etc.) sind finanzielle Einsparungen oftmals bereits ab einer Flächenreduzierung von ca. 10 % möglich. Das Einsparpotenzial ist in vielen Fällen sogar noch größer, weil Arbeitgeber im Rahmen von Bedarfsanalysen feststellen, dass die Auslastung der Büroflächen bereits vor Beginn der Corona-Pandemie geringer war als angenommen, damals aber noch nicht erfasst wurde.

Herausforderung für die Personalbindung

Wenn sich der Bewerberpool für neu zu besetzende Stellen durch mehr Mobilität vergrößert, heißt dies natürlich auch, dass der Wettbewerb zwischen Unternehmen um qualifizierte Arbeitnehmer zunimmt. Bisherige Leistungsträger des Arbeitgebers können leichter von anderen Unternehmen, deren Büros bisher weit entfernt lagen, abgeworben werden. Um ein solches Abwerben zu vermeiden, gilt es, frühzeitig geeignete Maßnahmen zur Personalbindung zu implementieren, damit sich Arbeitnehmer trotz der räumlichen Entfernung mit ihrem Arbeitgeber identifizieren. Studien zeigen nämlich, dass die Personalbindung von Arbeitnehmern zu ihrem Arbeitgeber abnimmt, je mehr diese mobil und ohne unmittelbaren Kontakt zum Arbeitgeber und Kollegen arbeiten. Schließlich ist nicht zu leugnen, dass mobiles Arbeiten oft zu einem Kommunikationsverlust führt, der sich auch durch Videokonferenzen und virtuelle Meetings nicht vollständig ersetzen lässt.

Hybridmodell als Arbeitsort der Zukunft?

Um von den genannten Vorteilen bestmöglich zu profitieren und die Nachteile zu begrenzen, sind in der Praxis hybride Arbeitsmodelle im Vordringen, die Präsenzkultur mit mobiler Arbeit verbinden. In diesem Zusammenhang wird üblicherweise ein Desk-Sharing-Prinzip eingeführt. Entweder teilen sich bestimmte Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz entsprechend ihrer Anwesenheitszeiten vor Ort oder sie buchen ihren Arbeitsplatz im Voraus über ein Tool, das die zur Verfügung stehenden freien Arbeitsplätze anzeigt. Aufgrund hybrider Arbeitsmodelle kommt es oftmals zu einem Umbau der Büroflächen, weg vom reinen Arbeitsplatz hin zu einem Treffpunkt der Arbeitnehmer. Büros werden vermehrt zu einem Ort der Kommunikation, der mehr Besprechungsräume als momentan erfordert, um die Kommunikationsnachteile bei mobiler Arbeit auszugleichen. In Büros werden daher vor allem Aufgaben erledigt, die der Interaktion und Zusammenarbeit bedürfen, wohingegen klar abgrenzbare Einzelaufgaben mobil bearbeitet werden.

Dies wird zukünftig eine andere Ausgestaltung und Planung von Büros erfordern. Damit der Büroumbau den Bedürfnissen des Unternehmens bestmöglich entspricht, sollte der Frage, wozu Büroflächen im Rahmen von hybriden Modellen genutzt werden sollen, zentrale Bedeutung zukommen und sie sollte mit allen relevanten Stakeholdern frühzeitig diskutiert werden.

Change-Management

Die Einführung mobiler Arbeit verändert bestehende Arbeitsweisen grundlegend, wobei der Einsatz neuer Kommunikationstools nur einer von vielen Aspekten ist. Umso wichtiger erscheint es, die Veränderungen im Rahmen eines Change-Management-Prozesses zu begleiten und die tatsächliche Einführung und Anwendung neuer Tools sicherzustellen. Die neuen Formen der Zusammenarbeit müssen erst erlernt werden. Gerade in diesen Phasen zahlt sich ein Change-Management aus, das einer möglichen „Blockadehaltung“ gegenüber Neuerungen frühzeitig entgegenwirkt. Zudem kann nach anfänglicher Euphorie über neu erlangte Flexibilität nach einigen Monaten nicht selten Ernüchterung eintreten, wenn der Fortschritt ins Stocken gerät. Auch dies sollte bei der Planung berücksichtigt werden.

Fazit

Das Thema mobiles Arbeiten tangiert verschiedenste Bereiche, von der IT-Ausstattung bis zum Real Estate Footprint, von der Personalgewinnung und -bindung bis zum rechtlichen Rahmenwerk. Es sollte daher ein interdisziplinäres Team bestehend aus Legal, HR, Real Estate und IT zusammengestellt werden, das über entsprechende Expertise verfügt. Im Rahmen eines solchen Teams gilt es dann, das Zielbild festzulegen, die Rahmenbedingungen zu erarbeiten (bspw. Laufzeit der Mietverträge und Kosteneinsparpotenzial, anwendbare Arbeitsschutzvorschriften, IT-Equipment etc.), um anschließend zusammen mit der Unternehmensführung konkrete Umsetzungspläne zu besprechen.

Über diesen Artikel

Autoren
Bärbel Kuhlmann

Partner | Head of Employment Law | Rechtsanwältin | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland

Bärbel Kuhlmann ist Rechtsanwältin und leitet den Bereich Arbeitsrecht bei EY Law in Deutschland.

Johannes Jaeger, LL.M.

Senior Associate | Rechtsanwalt | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland

Johannes Jaeger ist Rechtsanwalt bei EY Law und im Bereich Arbeits- und Sozialrecht tätig.

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