Fünf Schritte
Nach Einführung von standardisierten Vertragsvorlagen, Playbooks und effizienten Abschlussprozessen ist es im weiteren Verlauf wichtig, die jeweiligen Verträge zu managen. Das bedeutet, diese regelmäßig zu überwachen, zu überprüfen und ggf. anzupassen. Diese Aufgabe wird typischerweise durch ein Vertragsmanagement-Team innerhalb der Rechtsabteilung oder des Einkaufs durchgeführt. Erster Schritt ist es, Inhalte des Vertrags den Personen zu erklären, die für die Leistungserbringung verantwortlich sind – die sogenannte 1 Contract Awareness. Im zweiten Schritt sollten wichtige vertragliche Verpflichtungen, u. a. Leistungsergebnisse, Fristen, Meilensteine, aber auch Mitwirkungspflichten des Vertragspartners herausgearbeitet und in eine Form übertragen werden, die ein Nachverfolgen und proaktives Managen ermöglicht, das 2 Obligation Monitoring. Im dritten Schritt geht es um die Betrachtung der 3 enthaltenen Risiken. Jede erfolgreiche Verhandlung beinhaltet Kompromisse und dadurch auch das Eingehen von Risiken. Letztere lassen sich nicht vermeiden, aber wenn sie erkannt werden, kann ihnen proaktiv gegengesteuert werden. Im vierten Schritt sollten 4 Vertragsänderungen zwischen den Parteien abgestimmt und dokumentiert werden. Das beinhaltet sowohl Änderungen am Leistungsinhalt und -zeitraum als auch Verlängerungen. Im fünften und letzten Schritt sollte ein effektives Vertragsmanagement auch die Ablage in einer nachvollziehbaren Datenbank beinhalten, um 5 Dokumente einfach wiederfinden zu können.
Das EY-Supportmodell
Neben dem strukturierten Vorgehen bietet EY Law speziell für das Vertragsmanagement ein CaaS-Supportmodell („Contract as a Service“) an, um mehr Effizienz und Arbeitslastreduzierung zu erreichen. Unsere Kollegen vor Ort und in den globalen Lieferzentren von EY Law, die in lokaler Sprache Leistungen erbringen, unterstützen Unternehmen dabei, das Vertrags- und Pflichtenmanagement in einen Wettbewerbsvorteil umzuwandeln. Unterstützt wird das EY-Law-Team durch technische Contract-Management-Lösungen, die folgende Hauptfunktionen leisten: leichtes und intuitives Auffinden von Verträgen; einfache Übersicht, wie viele Verträge oder Dokumente nach Kategorien geordnet existieren; Standard-Schnittstelle zu anderen Systemen (z. B. des Einkaufs oder der Buchhaltung) zum Datenabgleich. Idealerweise hat die gewählte technische Lösung noch weitere Funktionen, zugeschnitten auf die Bedürfnisse des Unternehmens. EY Law nutzt dabei modernste, durch KI unterstützte Technologien, um Transparenz zu schaffen und Vertragspflichten zu überwachen.
