3 Minuten Lesezeit 21 Juli 2021
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Vertragsrisiken effektiv managen

Autoren
Markus Fuhrmann

Partner | Head of Legal Managed Services, Legal Function Consulting | Jurist | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland

Markus Fuhrmann ist Jurist bei EY Law und leitet den Bereich Legal Managed Services und Legal Function Consulting.

Marco Wilhelmi

Director | Jurist | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland

Marco Wilhelmi ist Jurist bei EY Law und im Bereich Legal Managed Services tätig.

3 Minuten Lesezeit 21 Juli 2021
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Legal Services unterstützen Rechtsabteilungen auch nach Abschluss von Verträgen, um diese über ihre Laufzeit zu betreuen.

Überblick
  • Wann läuft eigentlich unser Vertrag aus?
  • Haben wir rechtzeitig verlängert oder gekündigt?
  • Ist das, was unser Kunde hier anfragt, eigentlich im Vertrag enthalten?
  • Haben wir nicht eine Klausel im Vertrag, mit der wir die Preise anpassen können?
  • Was passiert, wenn wir einen Meilenstein nicht einhalten?

Für Rechtsabteilungen stellt es eine Herausforderung dar, neben dem Abschluss und der Sicherstellung von Compliance-Anforderungen zusätzlich die laufenden Verträge effizient und proaktiv zu managen.

Strafzahlungen und Fristversäumnisse verhindern

Das Vertragsmanagement ist ein Bereich, den EY im Rahmen seiner Law Road Map für Rechtsabteilungen analysiert und optimiert. Die Aufgaben vor einem Vertragsabschluss haben wir im vorherigen Beitrag dargestellt; nun möchten wir die Aufgaben nach Vertragsschluss aufzeigen. Ziel ist es, durch effizientes Management finanzielle Risiken für das Unternehmen durch Strafzahlungen, unzureichende Leistungserbringung oder Fristversäumnisse zu verhindern.

Typische Szenarien

Für Unternehmen bietet ein laufendes Management nach Vertragsabschluss finanzielle und vertrauensbildende Vorteile. Nachfolgend fünf typische Problemszenarien:

  • Verlängerung verpasst: Hier kann es zu Leistungsstörungen kommen, die Einfluss auf den Projekterfolg oder -zeitraum haben.
  • Vertragsbrüchig werden: Bei nicht erfolgter oder nur teilweise erbrachter Leistung können Haftungsansprüche und Schadensersatzansprüche entstehen.
  • Erweiterung des Leistungsumfangs: In diesem Fall gerät ein Unternehmen in Gefahr, für zusätzlich erbrachte Leistungen keine Kompensation zu erhalten.
  • Missverständnisse verhindern: Pflichten und Regelungen, die von Standardprozessen im Unternehmen abweichen, können zu Missverständnissen führen.
  • Anpassung der kommerziellen Vereinbarung: Sind vertragliche Anpassungen an die kommerziellen Regelungen (z. B. Preisanpassungen gemäß Lebenshaltungskostenindex im Land der Leistungserbringung) vereinbart, aber nicht durchgesetzt, können finanzielle Schäden entstehen.

Fünf Schritte

Nach Einführung von standardisierten Vertragsvorlagen, Playbooks und effizienten Abschlussprozessen ist es im weiteren Verlauf wichtig, die jeweiligen Verträge zu managen. Das bedeutet, diese regelmäßig zu überwachen, zu überprüfen und ggf. anzupassen. Diese Aufgabe wird typischerweise durch ein Vertragsmanagement-Team innerhalb der Rechtsabteilung oder des Einkaufs durchgeführt. Erster Schritt ist es, Inhalte des Vertrags den Personen zu erklären, die für die Leistungserbringung verantwortlich sind – die sogenannte 1 Contract Awareness. Im zweiten Schritt sollten wichtige vertragliche Verpflichtungen, u. a. Leistungsergebnisse, Fristen, Meilensteine, aber auch Mitwirkungspflichten des Vertragspartners herausgearbeitet und in eine Form übertragen werden, die ein Nachverfolgen und proaktives Managen ermöglicht, das 2 Obligation Monitoring. Im dritten Schritt geht es um die Betrachtung der 3 enthaltenen Risiken. Jede erfolgreiche Verhandlung beinhaltet Kompromisse und dadurch auch das Eingehen von Risiken. Letztere lassen sich nicht vermeiden, aber wenn sie erkannt werden, kann ihnen proaktiv gegengesteuert werden. Im vierten Schritt sollten 4 Vertragsänderungen zwischen den Parteien abgestimmt und dokumentiert werden. Das beinhaltet sowohl Änderungen am Leistungsinhalt und -zeitraum als auch Verlängerungen. Im fünften und letzten Schritt sollte ein effektives Vertragsmanagement auch die Ablage in einer nachvollziehbaren Datenbank beinhalten, um 5 Dokumente einfach wiederfinden zu können.

Das EY-Supportmodell

Neben dem strukturierten Vorgehen bietet EY Law speziell für das Vertragsmanagement ein CaaS-Supportmodell („Contract as a Service“) an, um mehr Effizienz und Arbeitslastreduzierung zu erreichen. Unsere Kollegen vor Ort und in den globalen Lieferzentren von EY Law, die in lokaler Sprache Leistungen erbringen, unterstützen Unternehmen dabei, das Vertrags- und Pflichtenmanagement in einen Wettbewerbsvorteil umzuwandeln. Unterstützt wird das EY-Law-Team durch technische Contract-Management-Lösungen, die folgende Hauptfunktionen leisten: leichtes und intuitives Auffinden von Verträgen; einfache Übersicht, wie viele Verträge oder Dokumente nach Kategorien geordnet existieren; Standard-Schnittstelle zu anderen Systemen (z. B. des Einkaufs oder der Buchhaltung) zum Datenabgleich. Idealerweise hat die gewählte technische Lösung noch weitere Funktionen, zugeschnitten auf die Bedürfnisse des Unternehmens. EY Law nutzt dabei modernste, durch KI unterstützte Technologien, um Transparenz zu schaffen und Vertragspflichten zu überwachen.

Fazit

Effizientes Vertragsmanagement nach Vertragsschluss reduziert finanzielle und operative Risiken für das Unternehmen in fünf Schritten.

  1.  Contract Awareness –ein fokussierter Überblick über die Vertragsinhalte für das jeweilige Team,
  2. Obligation Monitoring –das Nachhalten der wichtigen Vertragsverpflichtungen und -fristen,
  3. Risk Management – das proaktive Mitigieren der eingegangenen Risiken,
  4.  Vertragsänderungen – die vertragliche Dokumentation gemeinsam beschlossener Abweichungen und
  5. Dokumentenablage – die Ablage der vertraglichen Dokumente in einer zentralen Datenbank.

So werden Risiken minimiert, Transparenz geschaffen und Überlastungen der Rechtsabteilung vermieden.

Standardisierungen in den vorvertraglichen Prozessschritten vereinfachen es zudem die oben genannten Aufgaben im end-to-end Prozesse des Contract Lifecylcle Managements effizient weiterzuführen.

Über diesen Artikel

Autoren
Markus Fuhrmann

Partner | Head of Legal Managed Services, Legal Function Consulting | Jurist | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland

Markus Fuhrmann ist Jurist bei EY Law und leitet den Bereich Legal Managed Services und Legal Function Consulting.

Marco Wilhelmi

Director | Jurist | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland

Marco Wilhelmi ist Jurist bei EY Law und im Bereich Legal Managed Services tätig.