5 Minuten Lesezeit 4 Oktober 2021
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Wie Rechtsabteilungen ihre Performance steigern können

Autoren
Markus Fuhrmann

Partner | Head of Legal Managed Services, Legal Function Consulting | Jurist | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland

Markus Fuhrmann ist Jurist bei EY Law und leitet den Bereich Legal Managed Services und Legal Function Consulting.

Christian Bosse

Managing Partner Law Europe West | Rechtsanwalt | Ernst & Young Law GmbH

Christian Bosse ist seit mehr als 20 Jahren als Rechtsanwalt im Bereich Gesellschaftsrecht, insbesondere im Aktien- und Kapitalmarktrecht, M&A sowie im Bereich Litigation und Dispute Resolution tätig.

5 Minuten Lesezeit 4 Oktober 2021
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Die Rechtsabteilungen der Unternehmen müssen leistungsfähiger werden bei geringeren Kosten. Aber wo am besten ansetzen? Zum Beispiel beim gezielten Auslagern von Aufgaben.

Überblick

  • Die wachsende Arbeitsbelastung einer Rechtsabteilung macht das Auslagern von Arbeiten notwendig.
  • Führende Rechtsabteilungen nutzen bereits Legal Shared Service Center.
  • Alternative Rechtsdienstleister (oder Alternative Legal Service Provider - ALSPs) könnten künftig eine größere Rolle spielen.
  • Auch Software-Lösungen (Legal Technology) helfen, Aufgaben schnell und zuverlässig zu erledigen.
  • Wenn Sie wissen möchten, wo Deutschlands führende Rechtsabteilungen aktuell stehen und was die besten besser machen, senden wir Ihnen gerne die komplette Studie mit allen Ergebnissen zu. Einfach hier anfordern.

Die Anforderungen an die Rechtsabteilungen der Unternehmen steigen, die Zahl der Mitarbeiter meist nicht. Viele General Counsel stehen daher vor der Frage, wie sich alte und neue Aufgaben künftig stemmen lassen, ohne qualitativ Abstriche machen zu müssen und die interne Kundenzufriedenheit hoch zu halten. Wie führende Rechtsabteilungen mit dieser Herausforderung umgehen, haben wir in unserer aktuellen Studie „Legal Operations – was die führenden Rechtsabteilungen in Deutschland besser machen“ genauer untersucht und aufschlussreiche Antworten bekommen.

Immer wichtiger: Arbeit gezielt abgeben oder ganz auslagern

„Make or buy“ ist eine Entscheidung, die General Counsel in Zukunft immer häufiger treffen müssen, wenn sie die wachsenden Aufgaben ihrer Abteilungen erfüllen wollen. Schon jetzt ist die Personaldecke der hauseigenen Rechtsexperten eher dünn, sodass in Zukunft in jedem Fall personelle und technische Alternativen nötig sind, um den steigenden Erwartungen entsprechen zu können.

Um herauszufinden, welche Entlastungsoptionen bereits genutzt werden und in welchem Umfang, haben wir die Studienteilnehmer nach ihren Alternativlösungen in der Praxis befragt.

Legal Shared Service Center noch wenig verbreitet

Eine Option ist die Nutzung eines Legal Shared Service Centers (LSSC). Doch während einzelne Cost Center bzw. Servicefunktionen, wie zum Beispiel IT, Human Resources oder auch das Accounting in vielen Unternehmen bereits zentral in Shared Service Centern organisiert sind, stellen auf rechtliche Fragen spezialisierte LSSCs bislang noch die Ausnahme dar. Interessant ist, dass die leistungsfähigsten Rechtsabteilungen auch hier die innovative Speerspitze bilden: So greift fast jede zweite (46,7 %) aus der Gruppe der Leader auf ein LSSC im Unternehmen zurück, während diese Option nur von weniger als einem Drittel (31,7 %) der anderen Rechtsabteilungen genutzt wird.

Analog dazu werden auch andere Shared Service Center in den Unternehmen der führenden Rechtsabteilungen häufiger in Anspruch genommen. Für alle Befragten gilt:

Wenn ein LSSC zum Einsatz kommt, werden

40 %

der Arbeiten ausgelagert

und

60 %

der Arbeiten selbst lokal erledigt.

Outsourcing bei Leadern besonders beliebt

Das Outsourcing von Arbeiten an externe Kanzleien ist eine weitere Möglichkeit, neuen Freiraum für die Rechtsabteilung zu schaffen.

Outsourcing ist nicht die kurzfristige Abgabe von einzelnen rechtlichen Aufgaben oder kurzfristiger Projektarbeit (klassische externe Arbeit von Anwaltskanzleien) sondern zumindest eine mittelfristige Übergabe von (repetitiven) rechtlichen Aufgaben.

Vom Outsourcing einzelner rechtlicher Aufgaben machen die Top-Rechtsabteilungen am häufigsten Gebrauch: Über die Hälfte von ihnen haben bereits eine oder mehr Aufgaben extern vergeben. In der Gruppe der Follower sind es nur 42,5 %, bei den Laggards am Ende des Feldes gar nur 28,6 %, die sich von externen Rechtsberatern schon einmal haben unterstützen lassen.

Neue Preismodelle und der Einsatz von Legal Technology machen externe Kanzleien und andere Dienstleister zusätzlich zu innovativen und interessanten Entlastungsoptionen.

Neue Impulse durch Alternative Legal Service Provider

Ist die „Make or Buy“ Entscheidung für eine externe Unterstützung ausgefallen, ist die Frage, ob es eine klassische Rechtsanwaltskanzlei oder ein alternativer Rechtsdienstleister (Alternative Legal Service Provider – ALSP) sein soll. In den deutschen Rechtsabteilungen noch sehr wenig bis gar nicht bekannt, sind die Alternative Legal Service Provider, die vor allem im Corporate Housekeeping, im Vertragsmanagement, im Monitoring von Compliance-Anforderungen sowie im Projektmanagement wertvolle Unterstützung bieten könnten. Aber auch, wenn über das Thema Outsourcing von diesen Aufgaben nachgedacht wird, sind ALSPs eine gute Option. Besonders in den angelsächsisch geprägten Jurisdiktionen sind diese ALSPs schon sehr weit verbreitet. Offenbar kennen jedoch erst sehr wenige General Counsel in Deutschland das Angebot der ALSPs und es bleibt abzuwarten, wie sich die Nachfrage nach ALSPs in Deutschland entwickelt.

 

Durchbruch von Legal Technology steht noch aus

Gerade wenn es um das Managen von Verträgen und das Überwachen der damit verbundenen Pflichten und Risiken geht, können moderne Software-Lösungen ihre Stärken ausspielen. Umso mehr verwundert es, dass viele Rechtsabteilungen in Deutschland mit größeren Investitionen in (teil)automatisierte Lösungen noch warten. Unter den Leadern haben im Jahr 2020 immerhin 20 % in Legal Technology investiert, jedoch nur 11 % der Follower und nur 7 % der Laggards.

Bemerkenswert ist auch, dass die Ausgaben der Leader für Legal-Tech-Software seit 2019 um den Faktor 3 gestiegen sind, während sie in der Gruppe der Follower im gleichen Zeitraum um rund ein Viertel abgenommen haben. Es ist daher auch kein Zufall, dass der frühe Einsatz von Legal Technology einer der zehn wichtigsten Gründe für die höhere Leistungsfähigkeit einer Rechtsabteilung ist.

Die Messung der Performance einer Rechtsabteilung wird schon bald selbstverständlich sein.
Dr. Christian Bosse
Managing Partner Law Europe West | Rechtsanwalt | Ernst & Young Law GmbH

Fazit

Immer mehr und immer umfangreichere Aufgaben bringen viele Rechtsabteilungen schon jetzt an ihre Belastungsgrenze. Die leistungsstärksten Rechtsabteilungen haben mit verstärktem Outsourcing, der Nutzung von Shared Service Centern und mit der Automatisierung von Arbeiten per Legal Technology bereits Schritte in die richtige Richtung unternommen.

Um effizienter zu werden, sollten Rechtsabteilungen darüber hinaus prüfen, ob wirklich alle anfallenden Aufgaben von Rechtsanwälten erledigt werden müssen. Häufig arbeiten Wirtschaftsjuristen/Paralegals oder ALSPs genauso gut und deutlich günstiger. Gesteigert wird deren Effizienz durch den Einsatz von Software Lösungen.

Mehr darüber, wie Rechtsabteilungen ihre Effizienz nachhaltig verbessern können, lesen Sie in unserer aktuellen Studie, die Sie hier anfordern können.

Über diesen Artikel

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Markus Fuhrmann

Partner | Head of Legal Managed Services, Legal Function Consulting | Jurist | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland

Markus Fuhrmann ist Jurist bei EY Law und leitet den Bereich Legal Managed Services und Legal Function Consulting.

Christian Bosse

Managing Partner Law Europe West | Rechtsanwalt | Ernst & Young Law GmbH

Christian Bosse ist seit mehr als 20 Jahren als Rechtsanwalt im Bereich Gesellschaftsrecht, insbesondere im Aktien- und Kapitalmarktrecht, M&A sowie im Bereich Litigation und Dispute Resolution tätig.