Der General Counsel Imperative: Wie die Rechtsabteilung der Schlüssel zur Erschließung Ihrer Nachhaltigkeitsstrategie ist

Obwohl Rechtsabteilungen berichten, dass es eine Herausforderung sei, bezüglich neuer Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben, haben viele Strategien gefunden, um die Belastung zu verringern. Nur 37 % der General Counsels berichten über Schwierigkeiten bei der Umsetzung neuer Vorschriften in interne Richtlinien.

Die größere Herausforderung für die Rechtsabteilungen besteht darin, in Bereichen zu arbeiten, in denen es an klaren Vorgaben seitens der Behörden mangelt. In der Tat berichten Rechtsabteilungen von Schwierigkeiten bei der Erstellung von Richtlinien, wenn es keine spezifischen Vorschriften gibt: 90 % in Bezug auf Umweltfragen, 92 % in Bezug auf sozialen Fragen.

„Die Sicherheit am Arbeitsplatz ist ein perfektes Beispiel", sagt Paula Hogéus, EY Global Labor and Employment Law Leader und Nordics Law Leader. „Während der Pandemie waren viele Unternehmen gezwungen, Entscheidungen zu treffen, die normalerweise in den Zuständigkeitsbereich der Gesundheitsämter fallen, und zu klären, wer ins Büro kommen darf und wer nicht und welche Regeln für das Tragen von Masken und für Impfungen gelten.“

Ein weiteres Beispiel ist die Festlegung von Umweltmaßstäben. Unternehmen stehen unter dem Druck von Gesetzgebern, Mitarbeitern, Kunden und der breiten Öffentlichkeit, Ziele in Bezug auf Kohlenstoffemissionen, Kunststoffverbrauch und eine Vielzahl anderer Herausforderungen im Zusammenhang mit der ökologischen Nachhaltigkeit zu setzen.

Auch bei einer Vielzahl anderer Themen stehen sie vor ähnlichen Herausforderungen, z. B. bei der Vergütung von Mitarbeitern, der Sicherheit am Arbeitsplatz und der sozialen Gerechtigkeit. Das Fehlen klarer Leitlinien in diesen Bereichen bringt die Unternehmensführung und Unternehmensjuristen in eine schwierige Lage – sie sind gezwungen, Entscheidungen zu treffen, ohne klare Vorgaben von Aufsichts- und Regulierungsbehörden oder Gesetzgebern zu erhalten.

Unklarheiten bewältigen

Da die Unternehmen mit komplexen Nachhaltigkeitserwartungen konfrontiert sind, ohne dass sie von den Aufsichts- und Regulierungsbehörden die nötige Anleitung erhalten, ist es wichtig, dass sie klar definieren, wo sie stehen und welche Verpflichtungen sie haben.

„Rechtsabteilungen sollten zunächst die relevanten rechtlichen Risiken und Anforderungen berücksichtigen“, sagt Grossmann. „Zweitens müssen sie verstehen, welchen Reputationsrisiken im Zusammenhang mit den Erwartungen der Interessengruppen das Unternehmen ausgesetzt sein könnte. Und drittens sind finanzielle Überlegungen anzustellen, die sich entweder aus den Schritten ergeben, die das Unternehmen zur Bewältigung des Risikos ergreifen muss, oder aus der Untätigkeit, wenn die rechtlichen Anforderungen oder die Erwartungen der Stakeholder nicht erfüllt werden. All dies sollte mit den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens in Einklang gebracht werden.“

Um diesen Druck auszugleichen, sollten die Rechtsabteilungen drei Maßnahmen in Betracht ziehen:

• Klären Sie die Führungskräfte über die Risiken für die Organisation auf: Derzeit sind nur 15 % der General Counsels der Meinung, dass die Führungskräfte ihres Unternehmens die Umweltrisiken vollständig kennen, in Bezug auf die sozialen Risiken sind es 39 %.
• Arbeiten Sie mit der Führungsebene zusammen, um die Ziele des Unternehmens klar zu definieren: Das Verständnis von Zielen und Werten ist entscheidend für eine effektive Entscheidungsfindung. Während 69 % der General Counsels sagen, dass die sozialen Ziele ihrer Organisation klar definiert seien, sagen dies nur 22 % für die Umweltziele.
• Führen Sie interne Gespräche, um eine Einigung darüber zu erzielen, wie Kompromisse erzielt und konkurrierende Ziele in Einklang gebracht werden können: Konkurrierende Ziele sind unvermeidlich, und ein solider Rahmen für deren Management ist wichtig. Dies ist nicht einfach: 95 % der Rechtsabteilungen gaben an, dass es eine Herausforderung sei, Kompromisse zwischen finanziellen und Nachhaltigkeitszielen zu schließen.
  

Rechtsabteilungen verfügen über wichtige Qualifikationen, die ihren Unternehmen helfen können, den Druck zu mildern und die konkurrierenden Ziele miteinander in Einklang zu bringen. Juristen verfügen über fundierte Kenntnisse der Gesetze, Vorschriften und des Ansatzes, den die Aufsichts- und Regulierungsbehörden bei der Bewertung der Praktiken einer Organisation anwenden. Sie haben auch Erfahrung darin, rechtliche und ethische Dilemmata in Einklang zu bringen, und viele können auch Präzedenzfälle berücksichtigen und wissen, wie sich aktuelle Maßnahmen auf die Zukunft auswirken können.

Darüber hinaus hat die Rechtsabteilung enge Verbindungen zu den meisten geschäftlichen Fragen, die mit der Nachhaltigkeit zusammenhängen, wie z. B. Arbeit und Beschäftigung, Rechtsstreitigkeiten, Lieferketten, Vertragsabschlüsse, Transaktionen, Einhaltung von Vorschriften, Datenschutz und Umweltbelange. Dies gibt ihnen die einzigartige Fähigkeit, die Entscheidungsfindung im Bereich der Nachhaltigkeit im gesamten Unternehmen voranzutreiben, insbesondere dann, wenn es an klaren gesetzlichen Vorgaben mangelt.

Empfehlungen und Handlungsbereiche

Um Ihr Unternehmen bei der Lösung komplexer Herausforderungen im Bereich der Nachhaltigkeit zu unterstützen, sollte der General Counsel

• die Rechtsabteilung als führende Stimme innerhalb der Organisation in komplexen Nachhaltigkeitsfragen etablieren und
• klare Leitlinien für Werte und Ziele und für den Ausgleich konkurrierender Interessen entwickeln.
  

Umgang mit steigender Arbeitsbelastung

Die EY-Studie zeigt, dass Umwelt- und Sozialbelange die Arbeitsbelastung der Rechtsabteilungen erheblich erhöhen werden. In der Tat erwarten 99 % der Befragten, dass ihre Arbeitsbelastung in den nächsten drei Jahren zunehmen wird.

Das Ausmaß, in dem dies zu erwarten ist, ist beträchtlich. Über 40 % der General Counsels gehen davon aus, dass die Arbeit im Bereich Umwelt und Arbeitssicherheit in den nächsten drei Jahren um 10 % oder mehr pro Jahr zunehmen wird. 24 % erwarten, dass die Arbeit im Bereich Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration um 10 % oder mehr zunehmen wird. Während General Counsels aller Branchen mit einer Zunahme der Arbeitsbelastung rechnen, zeigt die Studie, dass große Unternehmen mit einer herausragenden Rolle in der Wirtschaft, wie Finanz-, Energie- und Verbraucherorganisationen, am stärksten davon betroffen sein werden.

Diese Zunahme der Arbeit ist zum Teil auf die ausufernde Zahl neuer Gesetze, die verstärkte Durchsetzung von Vorschriften und die zunehmende Berichterstattung zurückzuführen, die häufig mit den Bedenken der Anleger zusammenhängt. Sie ist zudem auf das wachsende Volumen der Beratungstätigkeit zurückzuführen, bei der die Rechtsabteilung das Unternehmen als Geschäftspartner in komplexen Angelegenheiten und solchen, die mit Reputationsrisiken verbunden sind, berät.

Zwar ist das derzeitige Engagement der Anwaltskanzleien in diesen Bereichen unterschiedlich, doch herrscht unter den Befragten weitgehende Einigkeit darüber, dass die höherwertige Beratungstätigkeit im Zusammenhang mit der Nachhaltigkeit in den nächsten drei Jahren wahrscheinlich erheblich zunehmen wird.

Zuweisung von Ressourcen

Die befragten Rechtsabteilungen sind sich wenig einig, wie sie diese steigende Arbeitsbelastung bewältigen sollen. Der Studie zufolge verfolgen die Rechtsabteilungen drei unterschiedliche Ansätze:

• 20 % planen, den größten Teil der Nachhaltigkeitsarbeit durch Neueinstellungen oder die Umbesetzung vorhandener Stellen auszulagern. Externe Dienste werden auf taktischer Basis eingesetzt.
• 46 % planen, den größten Teil der Nachhaltigkeitsarbeit auszulagern und den Technologieeinsatz und das Prozessmanagement zur Optimierung der internen Abläufe zu verstärken. Externe Dienste werden auf taktischer Basis eingesetzt.
• 34 % planen eine gemischte Beschaffungsstrategie, bei der interne Ressourcen, externe Rechtsberatung und alternative Rechtsdienstleister je nach den Anforderungen der Aufgabe und den Fähigkeiten und Kosten der Ressourcen eingesetzt werden.

Es lohnt sich, jeden dieser drei Ansätze im Hinblick auf die Personalressourcen, die Kosten und die Herausforderungen für die Rechtsabteilungen zu untersuchen.

Das Insourcing-Modell kann insofern problematisch sein, als 96 % der General Counsels angaben, dass die Rechtsabteilung nicht über das erforderliche Fachwissen zu Nachhaltigkeit, Umwelt- und Sozialthemen verfügt. Außerdem glauben 94 %, dass sie nicht über die erforderlichen Mittel verfügen, um die Nachhaltigkeitsinitiativen ihres Unternehmens zu unterstützen.

In der Tat stehen die Rechtsabteilungen unter erheblichem Kostendruck. Der gemeinsam mit dem Harvard Law School Center on the Legal Profession durchgeführte EY Law Survey 2021 ergab, dass 88 % der General Counsels planen, die Gesamtkosten der Rechtsabteilung in den nächsten drei Jahren zu senken, bei 50 % von ihnen werden diese Kürzungen 20 % oder mehr betragen.

Die Kombination von Insourcing mit Technologie und Prozessoptimierungen kann Rechtsabteilungen möglicherweise helfen, höhere Arbeitsvolumen besser zu bewältigen. Während einige Rechtsabteilungen mit Prozessverbesserungen und einem verstärkten Technologieeinsatz Fortschritte gemacht haben, sind viele auf Hindernisse gestoßen. Laut dem EY Law Survey 2021 gab die Mehrheit der Rechtsabteilungen an, dass es ihnen an den notwendigen Fähigkeiten mangelt und dass Zeit- und Veränderungsmanagement ein Hindernis für ihren Erfolg darstellen.

Die gemischte Beschaffungsstrategie hat das Potenzial, Herausforderungen in Bezug auf Fachwissen, Prozessverbesserungen und Technologie zu bewältigen. Der Schlüssel liegt darin, die richtige Aufgabe mit der richtigen Beschaffungsstrategie zu verbinden, um ein optimales Portfolio zu schaffen, sowohl im Hinblick auf das Geschäft als auch auf das Kostenmanagement.

„Die Wahl eines Ansatzes hängt letztlich von den Umständen der jeweiligen Rechtsabteilung ab", sagt John Knox, EY Global Legal Operations Leader. „Der Schlüssel ist, eine Strategie zu finden, die es den Rechtsabteilungen ermöglicht, die zunehmende Arbeitsbelastung durch Compliance und Berichterstattung zu bewältigen und gleichzeitig genügend Zeit zu haben, um mit dem Unternehmen bei komplexeren Herausforderungen zusammenzuarbeiten, die mit einem hohen Reputationsrisiko verbunden sind.“

Empfehlungen und Handlungsbereiche:

Um die zunehmende Arbeitsbelastung zu bewältigen, sollten General Counsels das Betriebsmodell ihrer Rechtsabteilungen überarbeiten, um sicherzustellen, dass sie über die Kapazitäten, das Fachwissen und die Ressourcen verfügen, um sich auf höherwertige Tätigkeiten zu konzentrieren, indem sie die folgenden Schritte unternehmen:

• Durchführung einer Bewertung des Ausgabenmanagements, um zu verstehen, wie die internen und externen Ressourcen genutzt werden.
• Festlegung der künftigen operativen Strategie mit einem Modell, das die Aufgaben mit den entsprechenden Ressourcen abgleicht.
• Aufbau interner und externer Kapazitäten wie z. B. Kompetenzzentren oder technologische Verbesserungen, um den Strategieplan umzusetzen.

Schlussfolgerung

General Counsels und Ihre Rechtsabteilungen sind gut positioniert, um eine wichtige Rolle beim Aufbau von Partnerschaften, Zielen, Richtlinien und Governance-Rahmenbedingungen zu spielen, die den Unternehmen helfen, die Anforderungen im Hinblick auf Nachhaltigkeit zu erfüllen. Um dies zu erreichen, sollte der General Counsel

• eine Ausweitung seines Risikomanagements erwägen, um Reputationsrisiken oder nichtrechtliche Risiken im Zusammenhang mit Nachhaltigkeit abzudecken,
• mit dem Unternehmen zusammenarbeiten, um den Umfang der Rolle seiner Abteilung im Bereich der Nachhaltigkeit sowie die Rolle der wichtigsten Partner und Interessengruppen zu ermitteln und so Maßnahmen und Verantwortlichkeit zu fördern,
• ein gemeinsamen Verständnis der Risiken, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist, und der Ziele, auf di es hinarbeitet, ermitteln und einen Entscheidungsrahmen für die Bewältigung komplexer Nachhaltigkeitsherausforderungen schaffen, insbesondere in Bereichen, in denen es keine klaren Vorschriften gibt,
• ein operatives Modell für die Rechtsabteilung ermitteln, das die für die Nachhaltigkeitsarbeit erforderliche Flexibilität, Größenordnung und das einzigartige Fachwissen bietet.
  
  

Obwohl die „General Counsel Sustainability“-Studie von EY aus dem Jahr 2022 deutlich macht, dass Rechtsabteilungen bei diesen Bemühungen mit einer Vielzahl von Hindernissen konfrontiert sind, erkennen viele Leiter von Rechtsabteilungen die Notwendigkeit, sich für Nachhaltigkeit zu engagieren, und stellen sich der Herausforderung.