3 Minuten Lesezeit 21 Mai 2021
Vertrag

Verträge effektiv managen

Autoren
Markus Fuhrmann

Partner | Head of Legal Managed Services, Legal Function Consulting | Jurist | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland, Schweiz und Österreich

Markus Fuhrmann ist Jurist bei EY Law und leitet den Bereich Legal Managed Services und Legal Function Consulting.

Jan Schulz

Associate Partner | Co-Head of Legal Managed Services | Rechtsanwalt und Steuerberater | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland, Schweiz und Österreich

Jan Schulz ist Rechtsanwalt und Steuerberater und seit 2007 für EY sowie seit 2009 für EY Law in Deutschland und Großbritannien tätig.

Marco Wilhelmi

Director | Jurist | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland

Marco Wilhelmi ist Jurist bei EY Law und im Bereich Legal Managed Services tätig.

3 Minuten Lesezeit 21 Mai 2021
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Legal Services unterstützen Rechtsabteilungen im Vertragsmanagement in der Vertrags- und Prozessstandardisierung, um die Flut von Verträgen zu bewältigen.

Überblick
  • Warum dauert es oft so lange, bis ein Vertrag final verhandelt ist? Welche Verträge bestehen eigentlich noch und wo liegen sie? Und erfüllen sie aktuelle rechtliche Anforderungen, z. B. die neuen Datenschutzbestimmungen? 
  • Sind wir haftbar für Lieferschwierigkeiten oder -verzögerungen aufgrund von äußeren Einflüssen wie COVID-19? Welche Risiken bestehen in unseren Verträgen? 
  • Haben wir direkten und schnellen Zugriff auf unsere Verträge, um solche Analysen durchzuführen? Für Rechtsabteilungen gibt es derzeit keinen Mangel an Fragestellungen, auf die sie bei den verschiedensten Vertragsgestaltungen klare Antworten finden müssen.

EY Law bietet eine Road Map für die Rechtsabteilung, um diese effizienter, skalierbarer und serviceorientierter aufzustellen. Es handelt sich um einen Fünf-Schritte-Plan für General Counsels, Juristen oder den Legal Operations Manager, wie sie strukturiert für mehr Transparenz, Qualität und Kontrolle in den einzelnen Bereichen sorgen können. Ein Arbeitsbereich ist das Vertragsmanagement. Zunächst geht es darum, sich einen Überblick über bestehende Abläufe in der Vertragsanbahnung und -abwicklung zu verschaffen, insbesondere bei den Managementprozessen, Workflows, Standards und der aktuellen Ablage. Ziel ist es, durch vorab genehmigte Standards die Bearbeitungs- und Verhandlungszeit zu verringern, Rückfragen schneller zu beantworten und relevante Informationen zu Fragestellungen der Geschäftsführung durch eine zentrale Ablage direkt zur Verfügung zu stellen.

Überlastung vermeiden

In der Theorie klingt das einfach. Sind alle Verträge fast identisch aufgebaut, können die angedachten Fragen schnell beantwortet werden. Doch in der Realität müssen sich Unternehmen auf Verträge einlassen, die von den eigenen Standards abweichen. Hier ist ein effizienter Managementprozess wichtig. Es bedarf einer klaren Implementierung von Prozess- und Vertragsstandards mit genehmigten Abweichungen von Standardverträgen („Playbooks“), aber auch der Disziplin aller Beteiligten zur strikten Einhaltung von Prozessen bis hin zu einer zentralen Dokumentenablage. Die Aufgaben werden üblicherweise von der Rechtsabteilung wahrgenommen, da sie organisch in deren Zuständigkeitsbereich liegen. Es liegt in der Natur der Sache, dass mit der Zeit die Zahl der Verträge stark zunimmt, etwa für die Beauftragung von Lieferanten, den Umgang mit Kunden, die Sicherstellung der Leistungen Dritter oder die Lizenzierung von Software. Die Arbeitskapazität in der Rechtsabteilung wird jedoch aus Kostengründen nicht im gleichen Maße angepasst. Dadurch binden diese Aufgaben wertvolle Kapazitäten im Team, die dann für die strategische und geschäftskritische Beratung der Geschäftsführung fehlen.

Alternativen prüfen

Für Rechtsabteilungen stellt sich deshalb die Frage, wie sie ein effektives Vertragsmanagement mit begrenzten Ressourcen erfüllen können. Gibt es eine kostengünstige Möglichkeit, Verträge zu verwalten? Der Aufwand für wenig komplexe und einfachere Vertragsgestaltungen, -verlängerungen, -beendigungen und -Redlining kann bis zu 20 Prozent der Zeit von Rechtsabteilungen in Anspruch nehmen. Eine Alternative ist es, Teile des Vertragsmanagements auszulagern, um sich dann auf geschäftskritische bzw. strategische Themen zu fokussieren.

EY-Supportmodell

Neben dem strukturierten Vorgehen entsprechend der Roadmap bietet EY Law speziell für das Vertragsmanagement das CAAS-Supportmodell („Contract as a Service“) an, um mehr Effizienz und Arbeitslastreduzierung zu erreichen. Unsere Teams mit Know-how im Vertragsmanagement vor Ort in Kooperation mit den globalen, kosteneffizienten Lieferzentren von EY Law, die in lokaler Sprache Leistungen erbringen, unterstützen Unternehmen dabei, das Vertrags- und Pflichtenmanagement in einen Wettbewerbsvorteil umzuwandeln. Dazu gehören u. a. eine Verkürzung der Bearbeitungszeiten von Verträgen, der schnelle und jederzeitige Zugriff auf alle Verträge, die Vermeidung von Vertragsrisiken und Vertragsstrafen, die Einhaltung von Obligationen und der Erhalt des kompletten Vertragsinhalts und -werts.

Einsatz von Legal Tech

EY Law nutzt modernste Technologien, um Transparenz zu schaffen und Vertragspflichten zu überwachen. Diese unterstützen die Erstellung von Vertragsentwürfen, Geschäftsbedingungen und Richtlinien bei Verhandlungen mit Geschäftspartnern, aber auch die Kontrolle und Durchsicht von Verträgen. Hinzu kommen Vorlagen und Playbooks. Ein zentrales Dokumentenmanagement mit Speicherung und Abruf von Verträgen ermöglicht eine schnelle Identifizierung wichtiger Vertragselemente. CaaS kann den „End-to-End“-Prozess oder Einzelsegmente wie etwa die Übernahme von Aufgaben vor oder nach Vertragsabschluss abdecken.

  • Beispiel 1

    Eine Mandantin, die global im Consumer-Goods-Bereich tätig ist, möchte mehr Effizienz und eine Arbeitsentlastung der internen Rechtsabteilung erreichen. Durch stringente CaaS-Prozesse unter Hinzunahme einer individuell abgestimmten CaaS-Technologielösung wurden die weniger komplexen Aufgaben aus der Rechtsabteilung herausgelöst und so Kapazitäten für kritische Fragestellungen der Geschäftsführung geschaffen. Die weniger komplexen Aufgaben (etwa 37.000 Einzelverträge aus 20 Ländern) wurden an Servicecenter von EY Law ausgelagert. Dies verringerte die Vertragsbearbeitungszeit um 60 Prozent und erhöhte die Transparenz des Bearbeitungsstatus. Für die Risikominimierung und eine smartere, transparentere, konsistente automatisierte Abwicklung wurden 60 Vertragstemplates für 42 Länder in einer Technologielösung hinterlegt.

  • Beispiel 2

    EY Law unterstützt eine Mandantin im Industrial-Equipment-Umfeld mit über 150.000 Zulieferern und Partnern in 20 Ländern weltweit. Ziel ist es, die fragmentiert arbeitende Einkaufsfunktion zu entlasten. Durch Analyse des Vertragsbestands und daraus abgeleitete stringente Prozesse sowie abgestimmte globale Vorlagen und Playbooks wurde das Vertragsportfolio wesentlich transparenter. Anhand von Playbooks wurden mögliche Abweichungen zu Standardlieferverträgen vordefiniert. Die Folge: wesentliche Beschleunigung des Vertragserstellungsprozesses und keine Verzögerungen im Zulieferprozess. Besonders in neuen Geschäftsfeldern und Ländern können die Unternehmensvorgaben einfacher kommuniziert werden.

Fazit

Für einen effizienten Vertragsabschluss müssen Verträge effektiv gemanaged werden:

  1. Dafür ist ein Überblick über die Abläufe in der Vertragsanbahnung bis zur -abwicklung notwendig.
  2. Der Prozess und die Leistungen müssen standardisiert werden.
  3. Im Vorhinein werden erlaubte Abweichungen definiert, unter denen ein Vertragsabschluss ebenfalls möglich ist.
  4. Sinnvoll ist die Hinzunahme von kosteneffizienten Center oder CaaS-Anbietern wie EY LAW und die Unterstützung durch Legal Tech.

So werden Bearbeitung- und Verhandlungszeit reduziert, Transparenz geschaffen und Überlastungen der Rechtsabteilung vermieden.

Diese vorvertraglichen Prozessschritte ermöglichen es auch die weiteren Aufgaben (nach Vertragsabschluss) im end-to-end Prozesse des Contract Lifecylcle Managements effizient weiterzuführen.

Über diesen Artikel

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Markus Fuhrmann

Partner | Head of Legal Managed Services, Legal Function Consulting | Jurist | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland, Schweiz und Österreich

Markus Fuhrmann ist Jurist bei EY Law und leitet den Bereich Legal Managed Services und Legal Function Consulting.

Jan Schulz

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Jan Schulz ist Rechtsanwalt und Steuerberater und seit 2007 für EY sowie seit 2009 für EY Law in Deutschland und Großbritannien tätig.

Marco Wilhelmi

Director | Jurist | Ernst & Young Law GmbH | Deutschland

Marco Wilhelmi ist Jurist bei EY Law und im Bereich Legal Managed Services tätig.

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